Офис-менеджер
Вакансия № 901431 от компании "Мастер-Фит, ЗАО" в населенном пункте (городе) Санкт-Петербург, Россия на Мультирегиональном Электронном Центре Занятости Населения (ЦЗН).
Репутация компании "Мастер-Фит, ЗАО" в отзывах работников:
Читайте свежие отзывы сотрудников об этой компании на этом сайте.
Оставить отзыв об этой компании без регистрации бесплатно на этом сайте.
Обязательное требование работодателя к опыту работы искомого сотрудника: от 2 лет.
Обязательное требование работодателя к образованию искомого работника: Высшее образование.
Вакансия № 901431 добавлена в базу данных: Суббота, 20 апреля 2024 года.
Дата обновления этого объявления с предложением работы: Пятница, 26 апреля 2024 года.
| Рейтинг объявления: 5,2 из 100 баллов |
Отраслью деятельности организации "Мастер-Фит, ЗАО" является "Промышленность, производство".
Компанией предлагается работа в городе (регионе) по адресу: Санкт-Петербург, Седова 65, Россия.
Работодатель в городе (регионе) Санкт-Петербург может предложить следующую заработную плату: до 40000 рублей..
В обязанности соискателя входит следующее:
Первый блок функций:
Функции офис-менеджера:
· Жизнеобеспечение офиса (контроль и учет договоров аренды помещений и коммунальных платежей, взаимодействие с ответственными лицами за помещения, заказ воды, организация работы клининга, поддержание офиса в порядке в течении рабочего дня, координация IT и телефонии), организация ремонтных работ в офисе, контроль за соблюдением в офисах регламентов использования офисов, разработка, изменение и контроль соблюдения правил и норм состояния рабочих мест, мест хранения и помещений; контроль и обеспечение чистоты и работоспособности посуды и бытовой техники, взаимодействие со всеми обслуживающими организациями и арендодателями, оперативное информирование руководства об имеющихся проблемах и неисправностях, ведение переговоров с сервисными партнерами;
· организация встречи гостей компании, в соответствии с принятыми норами и регламентами;
· организация поздравления сотрудников компании: сбор средств, покупка подарочных сувениров, открыток, цветов, согласования с руководством бюджета и поздравлений;
· организация командировок сотрудников и партнеров компании: ведение графика нахождения сотрудников в офисе и графика отпусков, поиск и согласование и заказ гостиниц и билетов для сотрудников, планирование оплат за предоставляемые услуги, подача планов затрат в финансовую службу, контроль оплаты, контроль получения первичной бух. документации от гостиниц и поставщиков билетов; контроль за соблюдением регламента командировок, анализ затрат, поиск решений по снижению стоимость командировок;
· работа с входящей и исходящей корреспонденцией, учет и регистрация, приемка и отправление корреспонденции, работа с курьерскими организациями, совместно со страшим офис менеджером прием телефонных звонков, и перевод звонков в соответствии с установленными регламентами, фиксация информации полученной во время приема телефонных звонков, подмена старшего офис-менеджера на время обеда и его отсутствия;
· подготовка бюджета по контролируемым статьям, согласование бюджета с руководством, контроль исполнения и отчетность в соответствии с принятыми регламентами;
· работа в программе 1С: пополнение списка контрагентов и контактных лиц, введение в базу новых запросов, контроль за ведением СРМ, создание счетов на оплаты по требованию продавцов (по согласованию с финансовой службой);
· работа с регистрацией и учетом служебных записок и анкет качества: сканирование и пересылка документов, учет документов в рамках действующих регламентов и правил;
· регистрация и учет договоров, нумерация и хранение оригиналов;
· контроль исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение (в рамках своих компетенций), выполнение отдельных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной и административно-хозяйственной деятельности предприятия (в рамках своих компетенций);
· оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (в рамках своих компетенций);
· размещение вакансий компании на рекламных площадках, первичный отбор резюме, ведение архива резюме, подготовка документов для адаптации и обучения сотрудников, ведение папки сотрудников;
· оформление приглашений и виз для сотрудников компании и по поручению сотрудников компании - подмена офис-менеджера;
· участие в маркетинговых мероприятиях, в выставках, семинарах и т.п. (в рамках своих компетенций)
· ведение библиотеки компании
· выполнение обязанностей старшего офис-менеджера в его отсутствии
Второй блок функций:
· Проводит переговоры с поставщиками с целью согласования условий и сроков поставок, как по предварительным заявкам, так и по размещенным заказам.
· Размещает заказы у Поставщиков с получением соответствующего подтверждения по каждой позиции, размещенной в заказе, отслеживает выполнение заказа.
· Обеспечивает документальное оформление заказов;
· Резервирует товары и аксессуары под определенный заказ;
· Организует обработку поставок товаров и услуг: приемку по количеству и комплектности (с привлечение специалистов ТС), составляет необходимую приемочную документацию, обеспечивает внутреннее перемещение в места хранения или производственные подразделения предприятия.
· Осуществляет поставку товаров и услуг заказчикам по согласованным договорам: комплектует отгружаемый товар необходимыми товарно-сопроводительными документами, предоставленными соответствующими службами: ТС и бухгалтерией (товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инструкция по эксплуатации, паспорт и т.д.);
· Информирует менеджеров о готовности товара к отгрузке;
· Организует транспортировку товара заказчику соответственно договорным обязательствам;
· Согласует с заказчиком дату, условия и адрес отгрузки;
· Информирует заказчика об отгрузке, сообщая компанию-перевозчика, данные водителя, кол-во мест (по необходимости, вес и габариты) отгружаемого товара.
· Оформляет заявки на оказание транспортных услуг; согласует стоимость перевозки; информирует перевозчиков о необходимых условиях, сроках, правилах доставки; контролирует своевременное и правильное выполнение транспортных услуг перевозчиком;
· Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям.
Составляет еженедельный и ежемесячный планы затрат/взаиморасчетов с поставщиками, оформляет (при необходимости) письма на оплату для финансовой службы в рамках своей ответственности
Участвует в формировании бюджетов и планов мероприятий
Компания может предложить следующие условия труда:
· Постоянная, полный день, работа на территории работодателя
· Оформление, отпуск, больничный и пр. по ТК
Разместить Ваше резюме сейчас ...
Написать в компанию ...